VÁC VÁROS LEVÉLTÁRÁNAK FOND- ÉS ÁLLAGJEGYZÉKE

A levéltárak egyik alapvető nyilvántartása az ún. fondjegyzék, ami rendszerbe foglalva felsorolja az egy-egy levéltárban őrzött irategyütteseket, megadja, hogy ezek mely fondfőcsoportba tartoznak, milyen nyilvántartási számmal és jellel rendelkeznek (fondszám, illetve a kisebb egységek, állagok betűjele), mi a címük, az évkörük és mekkora a terjedelmük iratfolyóméterben kifejezve. A fondjegyzékben megtalálható nyilvántartási számok és betűjelek, azaz a levéltári jelzetek alapján lehet azonosítani a levéltári iratanyagot.

A levéltár fondjegyzékét országosan egységes szerkesztési elvek és példatár alapján állítottuk össze. Ennek lényege az, hogy az ország összes önkormányzati levéltárában egyforma elvek alapján tagolják, csoportosítják a levéltári anyagot. Ezek, az úgynevezett fondfőcsoportok, melyek jelölése római számokkal történik. Levéltárunk nem őriz minden fondfőcsoportba tartozó iratokat( pl. a VII. A jogszolgáltatás területi szervei hiányoznak), mivel állami szervek fondjai nem találhatók meg nálunk.
A fondfőcsoportokon belül tovább tagolódik a levéltári anyag fondokra (arab számmal jelöltek), és ezeken belül lehetnek állagok (az ábécé kisbetűivel jelöltek). Az egyes fondfőcsoportokon belül a fondszámok nem folyamatosak (vagyis nem sorszámok), mivel az egyes szervtípusok (pl. a VIII. fondfőcsoporton belül a felsőfokú, a középfokú és az alapfokú tanintézetek) külön-külön számkeretet kaptak.
A fondjegyzékben, ahol egy-egy fondnál vagy állagnál  ikon látható, erre kattintva olvashatók ezek részletesebb, néhány esetben darabszintű leírása, az úgynevezett áttekintő raktári jegyzékek, illetve lajstromok.
Történeti munkák elkészítésekor fontos a felhasznált levéltári anyag pontos megnevezése, a levéltári lelőhely és jelzet megadása.

Íme egy példa:
Teljes név:
Vác Város Levéltára V. 1-a Püspökvác Mezőváros Tanácsának iratai, Tanácsülési jegyzőkönyv, 1764, No. 15., vagy 15/1764.
Rövidített változatokban:
VVL V. 1-a Püspökvác Mv. Tan. ir., Tü. jkv., 1764. No. 15., vagy 15/1764.
VVL V. 1-a Püspökvác mv. tü. jkv. 15/1764.